Déclaration de Confidentialité Medline International B.V

Sommaire :

1. Introduction
2. Notre vision en matière de confidentialité
3. Quand cette déclaration vous concerne-t-elle ?
4. Pourquoi nous recueillons vos données personnelles et quelle est la base juridique à cette fin ?
5. Comment partageons et transférons-nous vos données personnelles ?
6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
7. Vos droits statutaires
8. Sécurité et protection de vos données personnelles
9. Comment nous contacter
10. Mises à jour de la présente déclaration de confidentialité

Votre vie privée est importante aux yeux de Medline International B.V. et de ses sociétés affiliées (« nous », « notre » ou « Medline »), et nous nous engageons à protéger vos données personnelles.

La présente déclaration de confidentialité décrit comment Medline recueille, conserve, utilise, protège, transmet et supprime vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données 2016/679 (« RGPD ») de l’Union européenne et autres lois de protection des données éventuellement applicables. Nous expliquerons également les activités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et la base juridique à cette fin. Nous décrirons comment les données sont partagées avec d’autres parties, ainsi que le traitement des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Nous y avons également détaillé vos droits en tant que personne concernée par ces données et comment vous pouvez les exercer.

 

Dans cette déclaration de confidentialité, nous utiliserons des concepts tels que les « données personnelles », le « traitement » et le « gestionnaire des données », dont la signification sera la même que dans le RGPD.

Aux fins de la présente déclaration de confidentialité et des activités de traitement qui y sont décrites, Medline International B.V. sera considéré comme l’établissement principal au sein de l’UE et comme le gestionnaire, à moins que certaines activités de traitement soient principalement gérées par une société affiliée aux seules fins d’encourager les entreprises locales ou pour se conformer aux obligations statutaires locales.

 

Veuillez lire la présente déclaration de confidentialité avec attention et de manière régulière afin de bien comprendre comment nous recueillons, utilisons, protégeons ou traitons vos données personnelles. Si vous avez des doutes ou pour toute question qui ne trouve pas de réponse dans la présente déclaration de confidentialité, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées répertoriées dans la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous.

Nous nous assurons que tout traitement de vos données personnelles est conforme aux principes suivants : 

• Légalité, équité et transparence : les données à caractère personnel sont traitées légalement, équitablement et de manière transparente ;
• Limitation de la finalité : les données à caractère personnel sont recueillies pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités ; les traitements ultérieurs à des fins d’intérêt public, de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ne sont pas considérés comme incompatibles avec les objectifs initiaux ;
• Minimisation des données : les données à caractère personnel sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Exactitude : les données personnelles sont exactes et, le cas échéant, tenues à jour ; toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données à caractère personnel inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans délai ;
• Limitation de stockage : les données à caractère personnel sont conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées par le traitement des données pour une durée n’excédant pas les finalités pour lesquelles les données personnelles sont traitées ; les données à caractère personnel peuvent être stockées pendant de plus longues périodes, dans la mesure où elles seront traitées uniquement à des fins d’archivage d’intérêt général, de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ;
• Intégrité et confidentialité : les données à caractère personnel sont traitées de manière à garantir une sécurité appropriée des données personnelles, notamment une protection contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels, par le biais de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

La présente déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données personnelles que nous recueillons à votre sujet et en rapport avec votre utilisation de notre/nos site(s) Internet et plateforme d’e-commerce, lorsque vous vous rendez dans nos locaux, lorsque nous vous fournissons des produits et/ou des services en tant que client, ou encore lorsque vous nous livrez des produits et/ou des services en tant que fournisseur ou vendeur. 

Cette déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux informations personnelles que nous recueillons dans le cadre de votre emploi ou de toute autre relation de travail avec nous.

La présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux données personnelles que nous recueillons et traitons lorsque vous postulez pour un poste chez Medline. Dans ces cas-là, l’avis destiné aux postulants Medline s’applique.

Nous utiliserons les données personnes recueillies à votre sujet aux fins spécifiquement détaillées ci-dessous.

Veuillez noter que dans certains cas, vous n’aurez pas d’autre choix que de nous fournir vos données personnelles lorsque vous utiliserez nos produits ou services. Dans d’autres cas, cependant, la mise à disposition de vos données personnelles sera volontaire. Ainsi, si vous choisissez de ne pas nous fournir vos données personnelles, nous pourrions être dans l’impossibilité de vous fournir les produits et/ou services demandés. Nous vous informerons de manière appropriée, en ligne ou hors connexion, lorsque la mise à disposition de vos données personnelles est obligatoire dans une situation spécifique et quelles seront les conséquences si vous refusez de nous les transmettre.

Les finalités et la base légale du traitement de vos données personnelles sont les suivantes :

 

Pour suivre le processus de référencement pour les clients 

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous demandez à être inscrit en tant que client, afin de pouvoir passer des commandes. Les données recueillies et traitées à cette fin sont votre prénom, votre nom de famille, votre adresse e-mail et les informations relatives à votre organisation/entreprise. Nous traitons ces informations dans le but de vous enregistrer en tant que client. Nous conserverons vos données personnelles à cette fin tant que vous aurez une relation commerciale active avec nous, sauf si nous sommes légalement tenus et/ou autorisés à conserver vos données personnelles plus longtemps.

Nous traitons vos données personnelles à cette fin conformément à l’article 6.1 (b) du RGPD (exécution d’un contrat, y compris les mesures précontractuelles) et, selon le cas, à l’article 6.1 (c) (respect d’une obligation légale) ou 6.1 (f) du RGPD (notre intérêt légitime à envisager et gérer de nouvelles relations commerciales).

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour créer votre compte d’utilisateur Medline 

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous demandez la création d’un compte d’utilisateur Medline via notre site Internet Medline, notre service clientèle ou votre responsable commercial. Vous pouvez utiliser ce compte pour consulter vos factures et l’historique de vos achats, mais aussi passer commande via notre plateforme d’e-commerce. Les données recueillies et traitées à cette fin sont votre prénom, votre nom de famille, votre adresse e-mail et les informations relatives à votre organisation/entreprise. Nous traitons ces informations dans le but de créer votre compte d’utilisateur. Nous conserverons vos données personnelles à cette fin pendant la période indiquée à la rubrique 6 de la présente déclaration de confidentialité.

Nous traitons vos données personnelles à cette fin conformément à l’article 6.1 (a) du RGPD (votre consentement) ou 6.1 (b) du RGPD (exécution d’un contrat, y compris les mesures précontractuelles).

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour gérer notre relation commerciale avec vous

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous interagissez avec nous en tant que fournisseur ou client ou autre contact professionnel actuel ou potentiel, par e-mail, par téléphone, via notre site Internet et plateforme d’e-commerce et hors connexion. Les données personnelles que nous traitons à cette fin sont notamment votre nom, vos coordonnées, les informations relatives à votre organisation/entreprise et votre fonction, ainsi que toute autre information échangée dans le contexte de notre relation commerciale. Nous traitons ces informations aux fins de gestion des commandes de produits, de l’approvisionnement, des livraisons et du service après-vente, le cas échéant. Nous conserverons vos données personnelles à cette fin pendant la période indiquée à la rubrique 6 de la présente déclaration de confidentialité.

Nous traitons vos données personnelles à cette fin conformément à l’article 6.1 (b) du RGPD (exécution d’un contrat, y compris les mesures précontractuelles) et, selon le cas, à l’article 6.1 (c) (respect d’une obligation légale) ou 6.1 (f) du RGPD (notre intérêt légitime à envisager et gérer de nouvelles relations commerciales).

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour vous envoyer des communications marketing et autres communications pertinentes

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous vous inscrivez pour recevoir nos communications marketing ou associées, notamment les actualités, les articles, les livres blancs, les invitations aux événements et les dernières informations sur Medline et ses produits. Les données que nous recueillons et traitons à ces fins sont notamment votre nom, vos coordonnées, l’intitulé de votre poste, votre région du monde, les informations sur votre organisation/entreprise et sa spécialité dans le secteur de la santé. Nous traitons ces informations afin de vous envoyer nos communications marketing et/ou associées, à la demande. Nous conserverons vos données personnelles à cette fin tant que vous serez abonné à nos communications marketing ou associées, sauf si nous sommes légalement tenus et/ou autorisés à conserver vos données personnelles plus longtemps. Veuillez consulter la rubrique 6 de la présente déclaration de confidentialité au sujet de l’approche adoptée par Medline pour conserver vos données personnelles.

Nous traitons vos données personnelles à ces fins conformément à l’article 6.1 (a) du RGPD (votre consentement). Si vous êtes un client existant, nous pouvons traiter vos données personnelles à ces fins conformément à l’article 6.1 (f)du RGPD (notre intérêt légitime à envisager et gérer de nouvelles relations commerciales).

Vous pouvez retirer votre consentement et vous désabonner pour ne plus recevoir nos communications marketing ou associées à tout moment. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en utilisant le lien au bas de tout e-mail que vous recevez de notre part. 

Veuillez noter que Medline se réserve le droit de communiquer avec vous sur des sujets importants en lien avec ses produits, ses services ou des achats que vous avez faits (p. ex. rappels produit, questions de garantie ou de service). Il n’est pas possible de retirer votre consentement ou de vous désabonner des e-mails de nature transactionnelle ou générés par les produits et services que vous utilisez.

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour optimiser et améliorer notre communication avec vous

Nous traitons vos données personnelles pour suivre et évaluer vos interactions avec nos communications marketing par e-mail, l’historique de vos achats et autres interactions que vous pourriez avoir avec nous afin de mieux comprendre vos besoins en tant que client et améliorer nos communications avec vous. Les données personnelles que nous traitons à cette fin sont notamment votre nom, vos coordonnées, les informations relatives à votre organisation/entreprise, ainsi que toute autre information relative à vos interactions avec Medline. Dans la mesure du possible, nous traiterons les données agrégées (c.-à-d. les données ne permettant pas de vous identifier ou d’être associées à vous, comme les statistiques), de manière anonymisée ou pseudonymisée, plutôt que les données personnelles identifiables. Nous traitons ces informations afin de mieux comprendre les besoins et les préférences de nos clients, pour améliorer notre communication avec vous et vous proposer des informations pertinentes sur les produits. L’utilisation de techniques de suivi et de scoring des leads n’est pas un processus entièrement automatisé, mais cela n’aura pour vous aucune conséquence juridique ou autre. Nous conserverons vos données personnelles à cette fin pendant la période indiquée à la rubrique 6 de la présente déclaration de confidentialité.

Nous traitons vos données personnelles à ces fins conformément à l’article 6.1 (f) du RGPD (notre intérêt légitime à envisager et gérer de nouvelles relations commerciales).

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour optimiser et améliorer notre/nos site(s) Internet

Lorsque vous consultez notre ou nos site(s) Internet, nous recueillons également des données vous concernant à l’aide de cookies et autres techniques similaires. Pour plus d’informations sur les cookies, l’utilisation que nous en faisons et comment les supprimer, vous pouvez consulter notre Déclaration relative aux cookies. 

 

Pour vous contacter en retour et répondre à vos demandes ou vos réclamations

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous nous contactez via notre formulaire de contact en ligne, par e-mail, par téléphone, par fax, sur les réseaux sociaux ou par courrier postal. Les données personnelles que nous traitons à cette fin dépendent du moyen de contact utilisé et de la raison de ce contact, mais elles incluront toujours votre nom, vos coordonnées ainsi que les informations relatives à votre question ou votre demande. Nous traitons ces informations dans le but de vous contacter et de répondre à votre question ou votre demande. Nous conserverons vos données personnelles à cette fin pendant la période indiquée à la rubrique 6 de la présente déclaration de confidentialité.

Nous traitons vos données personnelles à cette fin conformément à l’article 6.1 (a) du RGPD (votre consentement) ou selon le cas, conformément à l’article 6.1 (b) du RGPD (exécution d’un contrat, y compris les mesures précontractuelles) et à l’article 6.1 (c) (respect d’une obligation légale) ou, lorsque nous sommes légalement tenus de répondre à vos demandes, conformément à l’article 6.1 (f) du RGPD (notre intérêt légitime à envisager et gérer de nouvelles relations commerciales). 

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour vous inviter à un webinaire ou un événement Medline et vous y inscrire 

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous vous inscrivez et participez à un webinaire ou un événement Medline (en ligne) via notre formulaire d’inscription en ligne ou par e-mail, le cas échéant. Les données personnelles que nous traitons à cette fin sont votre prénom, votre nom de famille, votre adresse e-mail, l’intitulé de votre poste, votre pays et/ou la ville/région où vous travaillez, ainsi que des informations sur votre organisation/entreprise. Nous traitons ces informations dans le but de vous inviter à notre webinaire ou événement, pour communiquer avec vous au sujet de ce webinaire ou événement, pour vous y inscrire, ainsi qu’en évaluer la qualité. Si vous faites déjà partie de notre clientèle, nous conserverons vos données personnelles jusqu’à la fin de notre relation commerciale. Si vous vous êtes simplement inscrit à l’un de nos webinaires, nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de ce webinaire. Dans ce cas, vos données personnelles seront supprimées après le webinaire, si vous n’avez pas consenti qu’elles soient conservées à d’autres fins.

Dans le cas d’un événement hors ligne, nous pouvons – avec votre consentement – (faire) prendre des photos à l’événement et/ou vous poser des questions sur d’éventuelles restrictions alimentaires (votre réponse pourra donc inclure des informations de santé), mais nous ne traiterons ces données que dans le but de vous proposer des options de repas différentes lors de notre événement.  

Nous traitons vos données personnelles à cette fin conformément à l’article 6.1 (b) du RGPD (exécution d’un contrat, y compris les mesures précontractuelles) et le cas échéant, conformément à l’article 6.1 (a) du RGPD (votre consentement). Nous traitons les informations liées à votre régime alimentaire (santé) conformément à l’article 9.2 (a) du RGPD (consentement explicite).

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour enregistrer votre visite d’un établissement Medline et sécuriser nos locaux

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous vous rendez dans l’un de nos établissements Medline en tant que visiteur. Les données que nous traitons sont votre nom, vos coordonnées et les informations relatives à votre organisation/entreprise, et permettent de vous enregistrer en tant que visiteur pour des raisons de sécurité. Nous conserverons vos données personnelles à cette fin pendant 3 mois, sauf si nous sommes légalement tenus et/ou autorisés à conserver vos données personnelles plus longtemps.

Nos locaux sont également équipés de caméras de sécurité/surveillance, qui peuvent enregistrer votre présence dans les locaux de Medline pour des raisons de sécurité. Nous conserverons les images de surveillance pendant 4 semaines, sauf si nous sommes légalement tenus et/ou autorisés à conserver vos données personnelles plus longtemps.

Nous traitons vos données personnelles à cette fin conformément à l’article 6.1 (f) du RGPD (nos intérêts légitimes de protection de nos locaux).

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour respecter nos obligations légales

Nous traitons vos données personnelles lorsqu’il est nécessaire pour nous de respecter nos obligations légales ou lorsque cela est nécessaire en regard de nos intérêts légitimes, soit notamment pour la prévention et la détection des fraudes et autres activités criminelles, la protection des droits, de la sécurité et de la propriété de Medline, la vôtre et/ou d’autrui, pour satisfaire les exigences de Medline en matière d’audit, la résolution des litiges et des transactions litigieuses, la constatation, l’exercice d’un droit ou d’une défense en justice, la sécurité ou la rétention et la divulgation des informations, conformément à la législation en vigueur et/ou aux autorités publiques. 

Nous traitons vos données personnelles à cette fin conformément à l’article 6.1 (c) du RGPD (respect de nos obligations légales) et à l’article 6.1 (f) du RGPD (notre intérêt légitime de protection de notre activité), le cas échéant.

Pour en savoir plus sur vos droits statutaires, veuillez vous reporter à la rubrique 7 de la présente déclaration de confidentialité.

 

Pour respecter nos obligations de matériovigilance

À cette fin, Medline International France SAS sera le contrôleur de données qui traitera vos données personnelles afin de gérer tout événement indésirable de santé que vous nous signalerez. Si vous nous signalez un événement indésirable concernant l’un de nos produits auquel vous n’êtes pas exposé, nous vous rappelons que Medline n’a pas besoin de traiter les données personnelles du patient ou de la personne concernée par l’événement. Si des données patient sont incluses dans le signalement, nous vous informons que Medline a mis des processus en place pour les anonymiser ou les supprimer. 

Medline traitera vos données personnelles pour permettre la prévention, le suivi, l’évaluation et la gestion des événements indésirables de santé pouvant survenir lors de l’utilisation de nos produits. Medline va recueillir, analyser, documenter et stocker vos données personnelles afin de mener les investigations nécessaires sur cet événement. Dans le cadre de ces investigations, nous pouvons avoir besoin d’utiliser vos données personnelles pour vous contacter.

Medline traitera les coordonnées, notamment le prénom, le nom de famille, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de la personne qui nous a signalé l’événement indésirable. 

Nous traitons vos données personnelles uniquement si cela est justifié par une obligation légale et conformément aux réglementations de protection des données. Nous ne traiterons donc vos données personnelles que si cela est nécessaire pour satisfaire nos obligations légales en matière d’innocuité des dispositifs médicaux.

Medline partagera vos données personnelles avec les destinataires suivants et aux fins suivantes :

• Medline International Germany GmBH pour toute assistance dans la gestion des événements indésirables de santé signalés, dans le cadre de son Assurance Qualité relative à la gestion des signalements d’événements indésirables chez Medline.
• British Standard Institution (BSI) en tant qu’auditeur externe de Medline pour la certification de qualité ISO. BSI est une organisation basée au Royaume-Uni et nous vous informons donc que Medline réalise donc un transfert international de données personnelles. Le Royaume-Uni a fait prononcer une décision d’adéquation par la Commission européenne garantissant que le niveau de protection de vos données personnelles est équivalent au niveau de protection établi par le RGPD.

Nous conserverons vos données personnelles tout au long de la période nécessaire pour mener notre enquête sur l’événement indésirable de santé signalé. Une fois l’enquête clôturée, nous conserverons vos données personnelles pendant une période de 10 ans, comme l’exige la loi. Pendant ces 10 ans, vos données personnelles seront bloquées et uniquement accessibles aux fonctions concernées qui peuvent accéder et traiter vos données personnelles pour se conformer à une obligation légale ou pour la défense d’un droit en justice. Au-delà de cette période, nous supprimerons vos données personnelles.

À cette fin, vous pouvez exercer les droits suivants :

• droit d’accès/d’information ;
• droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles ;
• droit de rectification en demandant la correction/modification d’éventuelles données personnelles inexactes ou incomplètes ;

Veuillez noter que dans le cadre de cette activité de traitement, vous n’avez pas le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, de supprimer vos données personnelles ou de demander la portabilité de vos données personnelles car l’activité de traitement est basée sur le respect d’une obligation légale.

 

Catégories de données spéciales

Nous ne demandons, ne recueillons ni ne traitons aucune catégorie spéciale de données vous concernant, sauf dans des circonstances spécifiques telles que décrites dans la présente déclaration de confidentialité. Les catégories spéciales de données personnelles sont souvent qualifiées de données personnelles « sensibles » et comprennent des informations relatives à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, à la santé ou à la vie sexuelle. Dans les cas où vous fournissez accidentellement ou volontairement de telles informations et que nous n’avons pas de base légale pour traiter ces informations, nous supprimerons ces informations sans délai.

Conformément à cette déclaration de confidentialité et dans la mesure permise par la loi, Medline partage vos données personnelles avec des tiers de différentes manières et pour différentes raisons, comme détaillé ci-dessous. Medline ne vend pas vos données personnelles à des tiers. Lorsque cela est légalement nécessaire, nous vous demanderons votre consentement avant de partager vos données personnelles avec des tiers.

Nous partageons les données personnelles au sein du groupe de sociétés Medline, parmi lesquelles la société parent Medline Industries, LP. Vous trouverez un aperçu de notre groupe de sociétés Medline dans la rubrique « Bureaux Medline en Europe » dans le pied de page du présent site Internet. 

Nous utilisons des tiers tels que des prestataires de services informatiques, des distributeurs, des plateformes technologiques de marketing et des fournisseurs pour effectuer des services en notre nom. Lorsque nous engageons des tiers pour exécuter des services en notre nom, nous nous assurons que nous avons pris les mesures contractuelles, techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la protection de vos données personnelles et leur utilisation uniquement aux fins pour lesquelles les données personnelles sont partagées. Lorsque la loi applicable l’exige et l’autorise, nous pouvons partager des données personnelles avec les autorités publiques, telles que les autorités fiscales, les autorités de protection des données et/ou d’autres organismes de réglementation ou gouvernementaux. 

Nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec des tiers dans le cas où nous vendons ou transférons tout ou partie de nos activités commerciales ou de nos actifs à un tiers (ou envisageons de le faire).

 

Medline est une organisation internationale qui compte des filiales dans le monde entier. Medline s’est engagée à respecter cette déclaration de confidentialité et les lois européennes sur la protection des données en matière d’informations transférées en dehors de l’EEE. Les lois en vigueur dans d’autres pays hors de l’EEE peuvent ne pas être aussi strictes que les lois en vigueur en Europe. Pour cette raison, Medline a pris des mesures pour protéger votre vie privée et vos droits fondamentaux lorsque vos données personnelles sont transférées hors de l’EEE et d’autres pays où aucune décision en matière d’adéquation de la Commission européenne ne s’applique. Cela signifie que Medline utilise des mesures de protection appropriées, telles que des clauses contractuelles types et des protocoles de transfert sécurisés, pour assurer une protection adéquate. Lorsque cela est légalement nécessaire, nous vous demanderons votre consentement avant de transférer vos données personnelles dans des territoires extérieurs à l’EEE.

Vous pouvez demander de plus amples informations concernant le transfert de données personnelles vers des territoires extérieurs à l’EEE en nous contactant à l’aide des coordonnées figurant dans la rubrique « Comment nous contacter ».

Sauf si une période spécifique est mentionnée dans la présente déclaration de confidentialité, dans le cours normal des affaires, nous conservons vos données personnelles entre cinq (5) et dix (10) ans après la fin de votre relation avec nous, sauf si nous avons l’obligation de les conserver plus longtemps (par exemple en raison d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une enquête menée par des organismes chargés de l’application de la loi ou des organismes de réglementation).

Pour déterminer la période de conservation des données applicable dans une situation spécifique, Medline prendra également en compte les obligations spécifiques de conservation des données découlant des lois applicables autres que les lois sur la protection de la vie privée, lesquelles peuvent interdire la suppression des données avant l’expiration de la période de conservation minimale (par exemple à des fins comptables). 

En l’absence de durées de conservation applicables, nous tenons compte des critères suivants pour déterminer la durée de conservation appropriée de vos données personnelles : la nature et la sensibilité des données, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée, les finalités pour lesquelles nous traitons les données et les exigences légales applicables.

En outre, dans le cas où certaines données personnelles sont nécessaires pour une action en justice ou un autre problème juridique, Medline conservera ces données tant que ce problème est en cours jusqu’à l’expiration du délai de prescription. 

Le RGPD vous donne certains droits concernant vos données personnelles. Les voici détaillés ci-dessous. Nous respecterons vos droits statutaires et donnerons suite à votre demande dans la mesure où nous y sommes légalement tenus. Veuillez noter que tous les droits ne sont pas absolus et que nous pouvons avoir des motifs légitimes de refuser votre demande.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse, à l’adresse électronique, au numéro de téléphone ou de fax indiqués dans la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous. 

Si vous formulez une demande, nous avons un (1) mois pour y répondre. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre des demandes. Nous pouvons vous demander de fournir des documents prouvant votre identité lorsque vous faites une demande, afin que nous puissions vous protéger et nous protéger contre les erreurs dans le traitement de votre demande. 

Vos droits statutaires sont les suivants :

• Droit d’accès : vous avez le droit de demander des informations sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, notamment les catégories de données personnelles que nous traitons, les destinataires de vos données personnelles et les finalités de notre traitement.
• Droit de rectification : vous avez le droit de demander la rectification de données à caractère personnel inexactes vous concernant, ainsi que, tenant compte des finalités du traitement, le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.
• Droit de suppression (droit à l’oubli) : vous avez le droit de demander la suppression des données à caractère personnel vous concernant lorsque : (a) les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ; (b) vous retirez votre consentement et il n’existe aucune autre base juridique pour le traitement ; (c) vous exercez votre droit d’opposition (voir ci-dessous) et il n’existe aucun motif légitime et impérieux justifiant le traitement ; (d) les données personnelles ont été traitées illégalement ; ou (e) les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui nous est applicable.
• Droit de restriction de traitement : vous avez le droit de demander à restreindre le traitement de vos données personnelles (c’est-à-dire que le traitement normal des données sera bloqué mais non effacé) dans les cas suivants : (a) vous contestez l’exactitude des données personnelles pendant une période nous permettant de vérifier leur exactitude ; (b) le traitement est illégal et vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et demandez plutôt la restriction de leur utilisation ; (c) nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ; (d) vous exercez votre droit d’opposition (voir ci-dessous) en attendant de déterminer si nos motifs légitimes prévalent sur vos droits.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.
• Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de demander à recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et à ce que nous transférions les données à un autre responsable du traitement sans entrave, dans la mesure où le traitement est effectué sur la base de votre consentement. ou sur la base d’un contrat et que le traitement est effectué à l’aide d’un procédé automatisé.
• Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles fondé sur notre intérêt légitime, y compris le profilage, pour des raisons liées à votre situation particulière. Lorsque des données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à cette fin, ce qui inclut le profilage dans la mesure où il est lié à ce marketing direct.
• Right to lodge a complaint: à tout moment, vous avez également le droit de déposer une plainte concernant le traitement de vos données personnelles auprès de l’autorité de protection des données, qui aux Pays-Bas est l’Autoriteit Persoonsgegevens (BP 93374, 2509 AJ La Hague, Pays-Bas, Tél. : +31 (0) 88 1805 250 ou sur https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

En outre, dans certaines circonstances, votre autorité de contrôle (locale) est compétente pour traiter une plainte déposée auprès de celle-ci ou une notification d’infraction éventuelle à la législation et à la réglementation applicables en matière de protection des données (c’est-à-dire : si l’objet de la plainte/notification concerne uniquement un établissement situé dans son État membre ou affecte de manière substantielle les personnes concernées dans son État membre). Dans ce cas, vous devez contacter l’autorité de surveillance de votre État membre. Vous trouverez ici les détails des autorités de surveillance locales.

Nous nous engageons à protéger vos données personnelles et avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel que nous traitons contre tout accès, utilisation, divulgation, altération ou destruction non autorisés, conformément aux lois et réglementations en vigueur.

Nous travaillons avec des réseaux sécurisés et utilisons le chiffrage, le cas échéant. L’accès aux données personnelles par nos employés et consultants est également limité au principe du « besoin d’en connaître ». Nous prenons des mesures pour maintenir la confidentialité de vos données personnelles et les protéger contre toute divulgation non autorisée. Nous ne communiquerons pas publiquement vos données personnelles sans votre consentement préalable. 

Malheureusement, aucun système de transmission ou de stockage de données ne peut être entièrement sécurisé et nous ne pouvons garantir totalement et à tout moment la sécurité des données à caractère personnel.

Le contrôleur de données pour le traitement des données personnelles tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité est Medline International B.V. 

Si vous souhaitez exercer vos droits statutaires, retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles, soumettre des commentaires ou des suggestions concernant la présente déclaration de confidentialité ou si vous soupçonnez une utilisation abusive ou une perte ou un accès non autorisé à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : 

 

À tout moment, vous avez également le droit de déposer une plainte concernant le traitement de vos données personnelles par Medline International B.V. auprès de l’autorité de protection des données, qui aux Pays-Bas est « l’Autoriteit Persoonsgegevens » (BP 93374, 2509 AJ La Hague, Pays-Bas, Tél. : +31 (0) 88 1805 250) ou votre autorité locale, dont vous trouverez les coordonnées ici.

La présente déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données personnelles par les entités Medline au sein de l’Union européenne (UE) et de l’Espace économique européen (EEE) et par les entités Medline en dehors de l’UE et de l’EEE dans la mesure où le RGPD s’applique à ce traitement. Pour des raisons d’exhaustivité, sachez qu’il est possible que les pays appliquent différentes interprétations de la protection des données à caractère personnel à un niveau détaillé, sur la base des lois de mise en œuvre locales. Nous vous informerons séparément sur les règles spécifiques à chaque pays qui s’appliquent au traitement des données personnelles par nos soins dans un scénario particulier. 

Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements dans la façon dont nous traitons les données personnelles, par exemple si nous mettons en œuvre de nouveaux systèmes ou processus qui impliquent de nouvelles utilisations des données personnelles ou si cela peut être nécessaire à la suite de développements juridiques. 

Nous vous informerons activement des modifications apportées à cette déclaration ou de la manière dont nous utilisons vos données personnelles lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. 

Cette déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 13 Mars 2024.